Les affichages obligatoires
Certains documents doivent être obligatoirement affichés au sein du club. Ce sont les suivants :
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La copie des diplômes des enseignants et intervenants dans le club.
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Le contrat d'assurance FFT et les garanties complémentaires.
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Les consignes à suivre en cas d'incendie.
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La réglementation du travail : la liste et les horaires de travail des personnes salariées.
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L'engagement du Président à déclarer tout accident et à licencier les membres du club.
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Le tableau récapitulatif des congés payés du personnel salarié.
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Le tableau de l'équipe pédagogique.
D'autres documents sont intéressants à afficher à titre indicatif. Ce sont les suivants :
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La composition du bureau et du comité de direction du club.
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Le droit du travail.
Enfin, certains documents doivent être envoyés au Comité, ce sont les suivants :
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Le procès verbal et la composition du bureau pour chaque Assemblée Générale.
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Les diverses mises à jour qui sont effectuées dans les clubs.
Mise à jour des coordonnées des clubs
Le changement des dirigeants, que ce soit le Président, le Secrétaire Général ou le Trésorier Général ne peuvent pas se faire directement dans ADOC. Il faut que vous contactiez votre Comité Départemental. Toutefois, les autres fonctions peuvent être changées dans ADOC directement.
Temps de conservation des documents
S'il n'est pas obligatoire pour une association de verser ses archives aux services communaux ou départementaux, elle est néanmoins tenue de conserver en son sein un certain nombre de documents. La durée de cette obligation varie suivant leur nature. Attention, certaines données ne peuvent pas être conservées. C'est notamment le cas des informations relatives aux membres après leur départ, sauf accord exprès de leur part.
